Tento dokument upravuje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále také jen “GDPR”) podrobné informace o zpracovávání osobních údajů zákazníků a hostů (dále jen „subjekt údajů“), Hotelu Residence Agnes, provozovaným společností Haštalská 19, spol. s r.o., Seifertova 617/26, Praha 3, IČO: 26493624 (dále také jen “Haštalská 19”) jako správcem těchto osobních údajů.
Tento dokument poskytuje přehledné, úplné a pravdivé informace o rozsahu zpracovávaných osobních údajů, které subjekt údajů s Haštalskou 19 sdílí. Haštalská 19 deklaruje technické a organizační zabezpečení ochrany osobních údajů subjektů údajů. Haštalská 19 rovněž přijala všechna potřebná opatření za účelem minimalizace rizika neoprávněného nebo nahodilého přístupu k osobním údajům subjektů údajů, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům či neoprávněného zpracování.
V případě doplňujících dotazů ke zpracovávání osobních údajů subjektů údajů je možné obrátit se na osobu pověřenou pro ochranu osobních údajů prostřednictvím e-mailové adresy sales@residenceagnes.com, případně prostřednictvím zaslaného dopisu na adresu Haštalská 19, Praha 1, 110 00 (adresováno k rukám společnosti Haštalská 19, spol. s r.o.).
Haštalská 19 jako správce osobních údajů subjektů údajů určuje účel a způsob zpracování těchto osobních údajů.
Správce zpracovává osobní údaje za účelem:
• uzavření a plnění smlouvy o ubytování;
• ochrany svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), které jsou podrobněji popsány níže;
• plnění zákonné povinnosti ve vztahu k účetnictví a daňovým povinnostem;
4.1. Osobní údaje subjektů údajů zpracovává Haštalská 19 rovněž pro ochranu svých oprávněných zájmů. Za oprávněný zájem Haštalské 19 je nutno považovat ochranu majetku Haštalské 19, tedy objekt Hotel Residence Agnes je monitorován kamerovým systémem, který zaznamenává pohyb osob vně objektu. Provozování přímého marketingu, který Haštalská 19 provádí prostřednictvím zasílání obchodních sdělení, newsletterů, je rovněž oprávněným zájmem Haštalské 19. Haštalská 19 má oprávněný zájem informovat subjekt údajů o nabídce vlastních služeb a výrobků, pokud existuje či dříve existoval smluvní vztah mezi správcem a subjektem údajů, neboť v takovém případě může subjekt údajů důvodně očekávat, že ke zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu dojde.
4.2. Subjekt údajů je v zájmu ochrany svých osobních údajů oprávněn namítat, aby jeho osobní údaje byly zpracovávány jen v nutném rozsahu pro naplnění oprávněného zájmu Haštalské 19.
5.1. Osobní údaje subjektů údajů získává Haštalská 19 přímo od svých zákazníků.
5.2. Haštalská 19 nezískává osobní údaje subjektů údajů od třetích stran. Pokud subjekt údajů, který provádí rezervaci ubytování a uvádí osobní údaje třetí osoby, odpovídá subjekt údajů za to, že třetí osoby udělily ke zveřejnění jejich osobních údajů svůj souhlas.
6.1. Zákonnost zpracování osobních údajů se určuje na základě čl. 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti, pro ochranu oprávněných zájmů Haštalské 19 nebo pokud zpracování probíhá na základě uděleného souhlasu subjektem údajů.
6.2. Zákonnost zpracování, které je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje, vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, dále ze zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.
7.1. Haštalská 19 je povinna a oprávněna osobní údaje subjektů údajů předávat třetím stranám (příjemcům, např. zpracovatelům) na základě plnění svých zákonných povinností, z titulu plnění smluv, na základě svých oprávněných zájmů.
7.2. Haštalská 19 je povinna poskytovat osobní údaje subjektů údajů orgánům státní správy, správci daně, soudům, orgánům činným v trestním řízení a Policii České republiky.
Osobní údaje subjektů údajů Haštalská 19 nepředává do třetích zemí nebo mezinárodní organizace.
Osobní údaje bude Haštalská 19 zpracovávat a ukládat nejméně po dobu trvání smlouvy, nebo po dobu nezbytnou k plnění archivačních povinností Haštalské 19, nejdéle však 10 let od jejího ukončení. Osobní údaje zpracovávané z titulu oprávněného zájmu (přímý marketing) budou zpracovávány po dobu 3 let od posledního nákupu zboží, nebo do odhlášení se ze zasílání obchodních sdělení.
10.1. Haštalská 19 informuje subjekty údajů, že správcem jejich osobních údajů je Haštalská 19, spol. s r.o., IČO: 26493624, Seifertova 617/26, 130 00 Praha 3, zapsaná Městským soudem v Praze, oddíl C spisová značka 85731.
10.2. Haštalská 19 prohlašuje, že veškeré informace, které je povinna subjektům údajů poskytnout dle článku 13 odst. 1 písm. c) – f) a čl. 13 odst. 2 písm. a) GDPR jsou uvedeny v tomto dokumentu.
10.3. Subjekt údajů je oprávněn svá práva uplatnit prostřednictvím zaslání e-mailu na adresu sales@residenceagnes.com. Subjekty údajů mohou svá práva uplatňovat taktéž zasláním dopisu na adresu Haštalská 19, Praha 1, 110 00 (adresováno k rukám společnosti Haštalská 19, spol. s r.o.). Z důvodu ochrany osobních údajů subjektů údajů nebude osoba pověřená pro ochranu osobních údajů poskytovat informace žadatelům v případě, že bude mít pochybnosti ojejich totožnosti. Pro možnost odstranit tyto pochybnosti je možné pověřenou osobu pro ochranu osobních údajů kontaktovat osobně po předchozí dohodě.
10.4. Veškeré informace, sdělení, vyjádření a opravy osobních údajů v případě jejich změny provádí Haštalská 19 zdarma. V případě opakované žádosti je Haštalská 19 oprávněna požadovat úhradu administrativního poplatku, který bude reflektovat administrativní náklady vyřízení žádosti. Haštalská 19 je připravena subjektům na jejich žádost poskytnout kopii zpracovávaných osobních údajů. V případě opakované žádosti je oprávněna účtovat si přiměřený poplatek, který bude zahrnovat administrativní náklady spojené s pořízením kopie. V případě, že dojde ke zneužití práva dle tohoto odstavce, je Haštalská 19 oprávněna přístup k údajům odepřít.
10.5. Haštalská 19 poskytne informace dle odstavce III. tohoto bodu v písemné či elektronické formě a to tehdy, není-li pochyb o totožnosti žadatele. Pochybnosti o totožnosti žadatele nebude mít Haštalská 19 zejména tehdy, bude-li žádost zaslána prostřednictvím e-mailové adresy, bude-li podpis žadatele opatřen elektronickým podpisem. V případě pochybností si Haštalská 19 (v zájmu ochrany osobních údajů) vyhrazuje právo požadované informace sdělit žadateli osobně po ověření jeho totožnosti, a to po předchozí dohodě. Haštalská 19 si vyhrazuje právo neposkytovat informace ústně, ani po telefonu.
10.6. Haštalská 19 je povinna tyto informace subjektu údajů poskytnout, a to ve lhůtě 1 měsíce od doručení jeho žádosti. V odůvodněných případech může Haštalská 19 tuto lhůtu přiměřeně prodloužit, maximálně však o další dva měsíce.
10.7. Dojde-li ke změně osobních údajů (například změna rodinného stavu, příjmení, číslo bankovního účtu, adresy trvalého bydliště, telefonního čísla), je subjekt údajů oprávněn žádat, aby byla tato změna osobního údaje zohledněna. V souvislosti s tímto oprávněním je subjektů údajů povinen tuto změnu osobních údajů Haštalské 19 nahlásit. Subjektů údajů může tuto změnu ohlásit zaslaným dopisem na adresu Haštalské 19, zaslaným emailem, případně osobně na adrese Haštalské 19 či v sídle hotelu Residence Agnes. Subjekt údajů je povinen změnu osobních údajů doložit, je-li k tomu vyzván. Haštalská 19 osobní údaj opraví bez zbytečného odkladu, nejpozději však ve lhůtě jednoho měsíce od doručení oznámení o změně osobních údajů. Přiměřeně bude postupováno v případě upřesnění nepřesně uvedeného údaje.
10.8. Haštalská 19 tímto informuje subjekty údajů o jejich právu obrátit se se svými stížnostmi či podněty na dozorový úřad, pokud se domnívají, že zpracováním jejich osobních údajů je porušeno GDPR. Subjekty údajů mají právo podat stížnost u dozorového úřadu v členském státě svého obvyklého bydliště, nebo místa, kde došlo k údajnému porušení chráněných práv ve vztahu k osobním údajům. Dozorovým úřadem v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
10.9. V určitých stanovených případech je subjekt údajů oprávněn žádat, aby Haštalská 19 jeho osobní údaje smazala. Taková situace může nastat například tehdy, kdy zpracovávané údaje nejsou pro zde specifikované účely nadále nutné nebo v případě, že byl odvolán udělený souhlas ke zpracování osobních údajů (a neexistuje jiný právní titul, na základě kterého by byly osobní údaje zpracovávány).
10.10. Uvedené právo na výmaz osobních údajů dle odstavce VIII. tohoto bodu se nevztahuje na okolnosti předjímané v článku XI. odstavci II. tohoto dokumentu, a dále na případy, kdy Haštalská 19 plní své právní povinnosti, z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby svých právních nároků. Uplatní-li Haštalská 19 své právo odmítnout žádost subjektu údajů o výmaz jeho osobních údajů dle tohoto odstavce, je povinna ve lhůtě 1 měsíce subjekt údajů o tomto rozhodnutí vyrozumět, své rozhodnutí řádně odůvodnit, a zároveň subjekt údajů informovat o jeho právech.
10.11. Haštalská 19 zpracovává osobní údaje subjektů údajů pouze v nezbytně nutném rozsahu. V případě pochybností subjektu údajů o nutnosti takto zpracovávaných osobních údajů, je subjekt údajů oprávněn žádat, aby jeho osobní údaje byly zpracovány pouze v rozsahu nejnutnějším. V souvislosti s tímto je subjekt údajů oprávněn žádat, aby rozsah zpracovávaných osobních údajů byl omezen.
10.12. Dochází-li ke zpracování osobních údajů subjektu údajů na základě jeho uděleného souhlasu, je subjekt údajů oprávněn tento souhlas kdykoliv bezplatně odvolat, a to zaslání sdělení na adresu Haštalské 19, případně na kontaktní email osobu pověřenou pro ochranu osobních údajů (sales@residenceagnes.com). V případě elektronické žádosti je však nutné, aby nebylo pochyb o tom, zda je odesílatel emailu skutečně subjektem osobních údajů.
10.13. Subjekt údajů je oprávněn žádat o přenositelnost svých osobních údajů, které Haštalské 19 poskytl či zpřístupnil. Subjekt údajů může požádat o předání těchto údajů do vlastních rukou za účelem přenosu, nebo o předání přímo jím zvolenému správci. Tyto osobní údaje budou poskytnuty ve strojově čitelném formátu (např. XML). Přenos osobních údajů se uskuteční takovou formou, která by minimalizovala případné bezpečnostní rizika při jejich přenosu (např. za využití šifrování).
